Proč je reporting klíčový pro řízení firmy

Řekněme si to upřímně.
Reporting ve firmách nemá dobrou pověst. Představuje čísla, grafy, tabulky, které je třeba rychle připravit. Ideálně v pátek odpoledne. Ten povzdech je slyšet až sem.

Nejdražší rozhodnutí ve firmě bývají ta, která se udělají bez dat. Ne že by manažeři data nechtěli. Spíše je nemají k dispozici tehdy, když je potřebují, nebo se jim jednoduše nedá věřit. Je to právě reporting, který často rozhoduje o tom, zda máte věci pod kontrolou, nebo jen hasíte problémy za pochodu. 

Reporty nejsou problém. Problém je, když nefungují.

Většina firem reporty má. Otázka je, jaké. Často vznikají manuálně, jsou opožděné, každé oddělení pracuje s jinými čísly a když je manažer konečně dostane, nemůže jim důvěřovat.

Proč? Protože ví, přes kolik rukou a excelů prošly. Když se na data nedá spolehnout, při rozhodování dostávají větší prostor pocity a zkušenosti. A to je v dnešním rychlém podnikatelském prostředí risk, který si nemůžeme dovolit.

Řízení firmy bez reportingu je jako řídit se zamlženým čelním sklem

Představte si, že řídíte auto, aniž byste měli rozhled. Podobně je to s řízením firmy. Manažeři dnes nepotřebují více dat. Potřebují data, která jsou jasná a která přijdou včas. 

Řízení firmy bez přehledných dat se podobá řízení s neprůhledným čelním sklem

Reporting má pomoci odpovědět na otázky, které se v hlavách manažerů objevují každý den:

Jak se firmě daří právě teď?
Kde zbytečně unikají peníze?
Které produkty, zákazníci nebo procesy firmu skutečně táhnou dopředu?

Pokud odpovědi přicházejí pozdě, nebo jsou nejasné, reporting ztrácí smysl.

Proč reporting tolik lidí nemusí?

Je to snad proto, že nemají rádi čísla? Ne. Je to tím, že reporting je často:

• zbytečně složitý
• náročný na vysvětlování
• odtržený od reality firmy
• časově náročný na přípravu 

Reporting by měl manažerům usnadňovat rozhodování, ne ho komplikovat. Pokud se z něj stane povinnost, kterou je třeba jen nějak udělat a mít klid, přestává plnit svou roli.

Reporting stojí a padá na kvalitě dat

Pokud data vznikají v různých systémech, excelových tabulkách a e-mailech, žádný report nebude dlouhodobě spolehlivý. Základem kvalitního reportingu je, aby všechna klíčová data vznikala na jednom místě, byla aktuální a navzájem propojená s reálnými procesy firmy – od obchodního oddělení přes sklad až po finanční. Právě proto hraje ERP systém v reportingu tak důležitou roli.

Jak má vypadat reporting, který dává smysl?

V moderním ERP systému reporting nevzniká jako vedlejší produkt. Vzniká automaticky jako přirozený výsledek práce v systému.

Měl by být:

• dostupný online a v reálném čase
• přehledný a srozumitelný
• přizpůsobený roli uživatele – jiný pohled potřebuje CEO, jiný CFO 

V systému QASIDA můžete pracovat s reporty a analytickými pohledy, které vycházejí přímo z každodenních dat. Bez manuálního přepisování, zdlouhavého zpracování a bez pochybností, zda čísla sedí. Reporting se tak stává nástrojem, nikoliv další úkolem na seznamu. 

Manažer, který má kvalitní reporting, vidí věci dopředu a může plánovat

Když reporting přestane otravovat, začne pomáhat

Když je reporting přehledný, spolehlivý a dostupný včas, přestává být břemenem. Naopak se stává oporou, bez které si manažeři každodenní řízení firmy už ani nedovedou představit. V praxi to znamená, že kvalitní reporting firmě přináší konkrétní výhody:

• manažeři se rozhodují rychleji
• problémy se řeší dříve, než přerostou přes hlavu
• data přestanou být strašákem
• samotné reporty konečně dávají smysl 

Nejde o to mít více reportů. I v tomto případě kvalita vyhrává nad kvantitou.

Nezapomeňte: kvalitní reporting = lepší rozhodnutí

Firma, která má dobrý reporting, vidí věci dopředu a může plánovat. Firma bez něj jen reaguje ad hoc na to, co právě vzniká, což zvyšuje riziko chyb a slabé efektivity. Pokud ERP systém dokáže změnit reporting z nutného zla na přirozenou součást řízení, dělá přesně to, co má – pomáhá firmě růst a rozhodovat se s jistotou.

Správná data totiž neukazují jen čísla. Ukazují cestu.